Viva Engage ist Microsofts Kommunikationsplattform für Mitarbeiter, die 2022 von Yammer umbenannt wurde und jetzt Teil der Microsoft Viva Suite ist. Es bietet Unternehmen interne Communitys, Storylines, Führungsübertragungen, Frage- und Antwort-Threads und virtuelle Rathäuser in Microsoft 365, die über Teams, SharePoint, Outlook, eine Web-App und eine eigene mobile App zum Vorschein kommen. Website Toolbox ist ein gehostetes, schlüsselfertiges Diskussionsforum, das in Ihre bestehende Website eingebettet wird oder als eigenständige Community auf einer eigenen Domain läuft, ohne dass Sie Software installieren oder warten müssen. In diesem Artikel wird das Angebot von Viva Engage mit einer speziell gehosteten Forenplattform verglichen, sodass Sie entscheiden können, welche zu Ihrer Entwicklung passt.

Direkter Vergleich

Zwei verschiedene Zielgruppen

Der wichtigste Unterschied zwischen Viva Engage und Website Toolbox besteht darin, für wen jedes Produkt eigentlich bestimmt ist. Viva Engage wurde für Mitarbeiter entwickelt. Das interne Netzwerk akzeptiert nur Personen mit der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens, sodass sich Ihre Kunden, Mitglieder oder die allgemeine Öffentlichkeit nicht einfach anmelden können. Microsoft unterstützt externe Teilnehmer: Community-Administratoren können Gäste über das externe Collaboration-Framework von Microsoft einladen, und der Gastzugang ist in den gängigen Microsoft 365 Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Die Einschränkungen sind jedoch real. Gäste können keine Communities entdecken und nur die öffnen, zu denen sie eingeladen wurden, sie können keine Communities erstellen oder als Community-Administratoren agieren, private Nachrichten sind für sie deaktiviert und sie müssen Einladungen über einen Desktop- oder Webbrowser annehmen und nicht über ein Telefon. Einige Funktionen für externe Gruppen sind in Unternehmensnetzwerken überhaupt nicht verfügbar. Das ist praktikabel, um einen Anbieter oder Berater zu einem Gespräch einzuladen. Es ist keine bequeme Art, eine Community zu betreiben, in der sich Tausende von Kunden selbst anmelden. Website Toolbox wurde genau dafür entwickelt: offene Registrierung für ein öffentliches Forum oder nur mit Einladung, nur mit Genehmigung oder kostenpflichtiger Zugang für ein privates Forum, wobei jedes Mitglied die gleiche vollständige Erfahrung erhält, unabhängig davon, woher seine E-Mail-Adresse stammt.

Wo es lebt

Viva Engage lebt in Microsoft 365. Ihre Mitglieder erreichen es über Teams, SharePoint, Outlook, die eigenständige Web-App oder die mobile App, und es gibt keine Möglichkeit, es in eine Seite der Website einzubetten, die Sie bereits haben. Wenn Sie möchten, dass Ihre Community Teil Ihrer eigenen Website ist, bitten Sie Ihr Publikum, diese zu verlassen und stattdessen zur Benutzeroberfläche von Microsoft zu wechseln. Website Toolbox verfolgt den umgekehrten Ansatz: Sie kopieren einen Einbettungscode, fügen ihn in eine Seite ein und das Forum erscheint in Ihrem eigenen Layout, Ihrer Navigation und Ihrem eigenen Branding auf jeder Plattform, oder Sie führen es eigenständig auf Ihrer eigenen Domain aus, wenn Sie dies bevorzugen. Wenn Ihre Community zu Ihrer Website gehört, zeigt sich dieser Unterschied bei jedem einzelnen Besuch.

Anpassung und Branding

Viva Engage verdient Anerkennung dafür, dass es sich hier verbessert hat: Microsoft hat 2026 ein mandantenweites benutzerdefiniertes Branding eingeführt, sodass Administratoren einen Markennamen, zwei Logos und eine Designfarbe aus einem neuen Brand Center festlegen konnten, mit einer Vorschau vor der Veröffentlichung. Die ehrlichen Grenzen bestehen darin, dass es sich um einen Look handelt, der auf den gesamten Mandanten angewendet wird, der mit einem Namen und einer Farbe konfiguriert ist und nicht aus einer Reihe wirklich unterschiedlicher Designs ausgewählt wurde, und alles befindet sich immer noch in der eigenen Oberfläche von Microsoft. Website Toolbox bietet mehrere wirklich unterschiedliche Themen sowie einen einfachen Theme-Builder, sodass für das Anpassen Ihrer Website kein Entwickler erforderlich ist und Website Toolbox für Ihre Benutzer bei jedem Plan völlig unsichtbar wird. Ihre Mitglieder sehen Ihre Marke, nicht eine Farbe, die auf das Produkt eines anderen abgestimmt ist.

Einmaliges Anmelden

Bei der Anmeldung bei Viva Engage handelt es sich um eine Microsoft Entra-ID, was die richtige Antwort in einer Microsoft 365-Umgebung ist: Mitarbeiter haben diese Identitäten bereits, und es gibt nichts Neues, das verwaltet werden muss. Für eine Community deiner eigenen Mitglieder funktioniert das genau andersherum. Jeder Teilnehmer benötigt eine Microsoft 365-Identität in Ihrem Mandanten oder eine Gasteinladung, und es gibt keine Möglichkeit für Mitglieder, sich mit ihrer eigenen Identität anzumelden, während sie auf Ihrer Website bleiben. Website Toolbox geht anders damit um. Die einmalige Anmeldung ist problemlos und unser Team richtet sie bei jedem Tarif für Sie ein: Mitglieder, die bereits auf Ihrer Website angemeldet sind, landen automatisch in der Community und müssen Ihre Website nie verlassen. Wenn etwas angepasst werden muss, erledigt dies unser Team anstelle Ihrer Administratoren. Um zu sehen, wie es funktioniert, lesen Sie unsere Artikel über Single-Sign-On-Methoden.

Preisgestaltung

Hier bringt Viva Engage seine stärksten Argumente vor, und das kann man nur mit Fug und Recht sagen. Die Kernstufe ist in jedem kommerziellen Microsoft 365-Plan enthalten, vom Geschäftsplan bis zum Enterprise-Tarif. Wenn Ihr Unternehmen also bereits für Microsoft 365 bezahlt, kostet eine interne Community nichts extra. Bei den erweiterten Funktionen handelt es sich um ein separates Add-On pro Benutzer, das in der Regel bei der Verlängerung ausgehandelt wird. Die praktische Voraussetzung ist, dass jeder Teilnehmer eine Microsoft 365-Identität benötigt, die bestimmt, wer überhaupt in der Community sein kann. Es gibt keinen einfachen Self-Service-Plan für ein Kundenforum, da das nicht die Aufgabe des Produkts ist. Website Toolbox verwendet einfache, transparente Preise, für die Sie sich selbst registrieren können, mit einer unbegrenzten Anzahl von Mitgliedern, Admins, Moderatoren und Kategorien für jeden Tarif, Webhooks und API-Zugriff im Standardplan, und es gibt keine Verlängerungsverhandlungen oder Add-Ons, die Sie sich ansehen müssen. Die Migration von dem, was Sie gerade verwenden, ist in jedem Plan enthalten: Ein automatisierter Import, den Sie mit wenigen Klicks selbst ausführen können, oder wir können ihn für Sie erledigen.

Funktionen und Fokus

Viva Engage ist wirklich gut in dem, wofür es konzipiert wurde: Storylines und Übertragungen von Führungskräften, die Führungsecke, Kampagnen und Veranstaltungen, Rathäuser mit Video und Fragen und Antworten sowie KI-gestützte Antworten, alles abgestimmt auf die interne Kommunikation und Akzeptanz innerhalb eines Unternehmens. Diese Breite ist auch der Kompromiss. Die Mitarbeiterkommunikation ist eine Zeile in einem sehr großen Microsoft-Portfolio, Gruppengespräche sind eine Oberfläche zwischen Team-Kanälen, SharePoint-Nachrichten und Outlook, und die Roadmap folgt den Prioritäten von Microsoft. Website Toolbox konzentriert sich ausschließlich auf das Diskussions-Community-Erlebnis, wodurch es schnell und einfach eingerichtet werden kann und nicht so robust ist, dass es kompliziert ist. Gleichzeitig lässt es sich in die Plattformen integrieren, die auf Kurse, E-Mails oder Übertragungen spezialisiert sind, falls Sie diese benötigen. Meister eines gegen Alleskönner.

App für Mobilgeräte

Viva Engage hat eine solide mobile Geschichte: eine native iOS- und Android-App sowie Teams auf Mobilgeräten, alles unter der Marke Microsoft. Das ist praktisch für Mitarbeiter, die bereits in diesen Apps leben. Für eine Community aus Ihren eigenen Mitgliedern steht in der App, die sie herunterladen, Microsoft, nicht Sie. Website Toolbox bietet auch eine mobile Marken-App unter Ihrer eigenen Marke als Teil des Produkts: Ihr Name auf dem Symbol, Ihre Community in den App Stores und keine Abhängigkeit von der Roadmap eines anderen Unternehmens oder davon, auf welcher Abonnementstufe Sie sich gerade befinden.

Kundensupport

Das Support-Modell von Microsoft entspricht seinem Umfang: umfangreiche Dokumentation, Selbsthilfeartikel, Community-Foren, FastTrack-Unterstützung für größere Microsoft 365-Bereitstellungen und Support-Stufen, die an Ihr Microsoft 365-Abonnement gebunden sind. Für ein Unternehmen mit einer IT-Abteilung ist das eine praktikable Vereinbarung. Es ist kein Team, das einspringt und Ihre Community für Sie einrichtet oder personalisiert, da das Produkt davon ausgeht, dass Ihre Administratoren bereits Microsoft 365 ausführen. Website Toolbox bietet E-Mail-, Telefon- und Chat-Support für jeden Kunden, einschließlich Telefonsupport, wenn Sie sofort mit jemandem sprechen möchten. Da es sich bei dem Produkt um eine zentrale Sache handelt, kann unser Team Ihr Forum für Sie einrichten, anpassen und integrieren. Dieser „Für Sie erledigt“ -Ansatz beinhaltet Single Sign-On, sodass unser Team die technische Arbeit erledigt, anstatt sie Ihnen zu überlassen.

Wo Viva Engage gewinnt

Es ist nur fair, die wahren Stärken von Viva Engage zu nennen. Wenn Ihr Ziel eine interne Community für Mitarbeiter ist, die bereits in Microsoft 365 leben, ist dies in dem Abonnement enthalten, für das Sie bereits bezahlen, es taucht auf natürliche Weise in Teams und Outlook auf, und für die Einführung müssen Sie niemanden bitten, ein neues Tool zu erlernen. Ihre Compliance-Erfolgsgeschichte ist überzeugend: Sie befindet sich innerhalb des Compliance-Perimeters von Microsoft 365, sodass eDiscovery, Aufbewahrungsrichtlinien, Schutz vor Datenverlust und Datenresidenz automatisch gelten, was für regulierte Branchen ein erheblicher Vorteil ist. Die Kommunikationsmaschinerie der Führung, einschließlich Sendungen, Kampagnen, Rathäuser und geplante Beiträge, ist speziell entwickelt und ausgereift. Und es kommt von Microsoft, mit der damit verbundenen Stabilität und Skalierbarkeit. Wenn Sie in Ihrer Microsoft-Umgebung einen Hub für die Mitarbeiterkommunikation einrichten, ist Viva Engage eine glaubwürdige und kostengünstige Wahl.

Fazit

Wählen Sie Website Toolbox, wenn Sie eine Diskussionsgemeinschaft wünschen, die auf Ihrer Website unter Ihrer Marke lebt, die in eine beliebige Plattform eingebettet ist, jedem, den Sie wählen, beitreten lässt, ohne eine Microsoft-Identität zu benötigen, Ihnen von Mitgliedern gestartete Threads bietet, die jahrelang organisiert und durchsuchbar sind, und mit einem Support-Team ausgestattet ist, das alles für Sie einrichtet, einschließlich Single Sign-On, alles mit einfacher, transparenter Preisgestaltung und Migration. Wählen Sie Viva Engage, wenn Sie mit Ihren eigenen Mitarbeitern innerhalb von Microsoft 365 kommunizieren, wenn Sie möchten, dass die Community in Teams und Outlook angezeigt wird, Sie die Compliance-Tools von Microsoft benötigen und die in Ihrem Abonnement enthaltene Kernstufe genau das Richtige ist. Die meisten Leute, die die beiden vergleichen, entscheiden sich wirklich zwischen einer Kommunikationsplattform für Mitarbeiter, die zum Ökosystem von Microsoft gehört, und einem Forum-First-Produkt, das zu Ihrer Website gehört: Wenn Ihre Mitglieder das Publikum sind und die Community Teil Ihrer eigenen Website sein sollte, ist die verwaltete, vollständig integrierbare Plattform weniger Arbeit und besser fokussiert.

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